Ajatuksista tekoihin - näin sanoitat ideasi vakuuttavasti

IT-konsultointialalla onnistuminen ei perustu pelkästään tekniseen osaamiseen, vaan myös kykyyn kommunikoida selkeästi ja vakuuttavasti niin esihenkilöiden, kollegoiden kuin asiakkaidenkin kanssa. Ajatusten ja tavoitteiden sanoittaminen on taito, joka voi nostaa huippuosaajan vieläkin suurempaan arvoon tiimissä ja projekteissa. Mutta miten tämä tehdään?

Seuraavassa muutama käytännön vinkki, mitä voit jo heti tänään lähteä kokeilemaan.

1. Kirkasta ensin oma ymmärryksesi

Ennen kuin voit esittää tavoitteesi tai ideasi muille, varmista, että ne ovat sinulle itsellesi mahdollisimman selkeät. Kysy itseltäsi:

• Mitä haluan saavuttaa?

• Miksi tämä on tärkeää?

• Mikä on konkreettinen seuraava askel?

• Millaisia kysymyksiä/ epävarmuuksia tavoitteeseesi/ ideaasi tässä hetkessä liittyy?

Kun ymmärrät paremmin oman päämääräsi ja tulokulmasi, on helpompaa välittää se myös muille.

2. Tunne yleisösi

Esihenkilöitä ja asiakkaita kiinnostavat usein hieman eri asiat:

• Esihenkilön kanssa keskity siihen, miten ideasi esim. tukee liiketoimintatavoitteita, parantaa tehokkuutta tai kehittää tiimin toimintaa
  

• Asiakkaan kanssa korosta, miten ideasi tai ratkaisusi ratkaisee heidän konkreettisia ongelmiaan, tuo lisäarvoa tai parantaa heidän liiketoimintaansa.
  

Muista, että jokainen vastaanottaja tarkastelee viestiäsi oman näkökulmansa kautta. Ole erityisen kiinnostunut erilaisista näkökulmista, epäilyistä ja ihmettelystä. Vaikka asiakas tai esihenkilö ensipuraisulla ostaisikin ideasi, kiinnostu silti siitä, miksi. Voit saada korvaamatonta ymmärrystä aiheeseen liittyen, kun et tyydy vain ‘kyllä-vastaukseen’ ilman lisäkysymyksiä.  

3. Hyödynnä selkeä ja jäsennelty rakenne

Hyvä viestintä ei ole pelkkää teknistä osaamista – se on myös tarinankerrontaa ja liittymistä toisen osapuolen tarinaan. Voit käyttää erilaisia malleja, kuten SUPO (Situation, Problem, Option, Proposal) tai vaikka näkemyksellistä mallia:

1. Osoita tuntevasi toisen osapuolen tilanne tässä hetkessä - rakenna näin luottamusta ja uskottavuutta
   

2. Esittele uudenlainen näkökulma, joka herättää kiinnostuksen - laajenna näkökulmia ja tuo uusia ulottuvuuksia, joista ei ollut ehkä tietoakaan
   

3. Tuo esiin faktoja, joiden olemassaoloa on vaikea kiistää - haasta lempeästi aiemmat käsitykset ja osoita, että uusi tulokulma voisi tuoda uusia ratkaisuja
   

4. Auta näkemään, miten uudella tavalla toimiminen ennaltaehkäisee mahdolliset sudenkuopat - tee asiasta näin toiselle osapuolelle omakohtainen
   

5. Kerro mitä muutos edellyttää - mitä pitää ottaa huomioon
   

6. Esittele oma ideasi ja kerro, miten se eroaa aiemmasta - varmista, että ideasi ainutlaatuisuus tulee näkyväksi
   

Muista jokaisessa vaiheessa kuunnella tarkalla korvalla - saat arvokasta tietoa, jota voit sitten hyödyntää jatkossa. 

Selkeä rakenne auttaa saamaan vastaanottajan huomion ja tekee viestistäsi vaikuttavamman, kiinnostavamman ja ennen kaikkea se myös koskettaa toisen osapuolen todellisuutta. Hedelmällisin tilanne syntyy silloin, kun omat motiivit voivat olla läpinäkyviä ja tarkoitus on kehittää, auttaa eteenpäin ja ratkaista ongelmia. Pitkällä aikavälillä se todennäköisesti palvelee myös itseä paremmin kuin oman edun pikavoitot. 

4. Valmistaudu vastaamaan kysymyksiin

Ole halukas syventämään ja perustelemaan näkemyksiäsi. Ajatuksiasi voidaan haastaa, mutta tämä on mahdollisuus osoittaa asiantuntemustasi ja innostustasi. Voit harkita etukäteen mahdollisia kysymyksiä ja miettiä, miten vastaisit niihin:

• Millä kaikilla tavoin tämä hyödyttää projektia/ tiimiä/ asiakasta?

• Miten ideasi voidaan toteuttaa käytännössä?

• Millaisia riskejä/ haasteita/ epävarmuuksia näet?

  
  

Kaikkeen ei kuitenkaan voi eikä ehkä kannatakkaan valmistautua etukäteen. Silloin aitous ja inhimillisyys ei kärsi. Myös huippuosaajalla on lupa olla epävarma, asettua ei-tietämisen positioon ja uteliaasti keskustella ajatuksista aiheen ympärillä. Uskallan väittää, että on jopa hyödyllisempää lopputuloksen kannalta olla tietämättä kaikkea etukäteen. Jos tietää liikaa jo valmiiksi, voi jäädä jotain todella olennaista pimentoon. 

5. Harjoittele ja pyydä palautetta

Kommunikaatio on harjoituksen tulosta. Harjoittele tärkeiden ajatustesi esittämistä ja pyydä kollegoiltasi palautetta. Pienet parannukset voivat tehdä ison eron.

• kuuntele ja kiinnostu toisten ihmisten ajatuksista

• ole tietoinen mitä ajattelet ja miksi

• valitse mitä sanoa ääneen ja mitä jättää sanomatta - tunnista omat motiivit ääneen sanottujen sanojesi takana

• puhu niin, että sinua halutaan kuunnella

• kuuntele niin, että sinulle halutaan kertoa

6. Ole avoin dialogille 

Hyvä keskustelu ei ole monologi vaan dialogi. William Isaacsin dialogikäsityksen mukaan dialogissa tulee toteutua 4 elementtiä yhtä aikaa, jotta dialogi voi onnistua. 

1. Kuuntelu 

   • edellyttää sisäistä hiljaisuutta ja kykyä pidättäytyä tulkitsemasta, olettamasta ja arvailemasta mitä toinen tarkoittaa
     

2. Kunnioitus

   • edellyttää sen hyväksymistä, että voimme oppia toisilta jotakin ja sitä, ettemme yritä kumota toisten näkemyksiä vaan lisätä niihin -> harjoittele sanomalla enemmän JA ja vähemmän MUTTA
     

3. Kärsivällisyys 

   • edellyttää sitä, että vastustamme kiusausta korjata tai ratkaista ongelman liian nopeasti ja tämä onnistuu kysymällä enemmän avoimia kysymyksiä, sekä-että ajattelua ruokkimalla, tutkimalla mahdollisimman monia näkökulmia -> harjoittele miettimällä itseksesi jossakin keskustelussa ensin 3 hypoteesia omassa päässä, ennen kuin sanot yhtäkään ääneen
     

4. Aitous/ suora puhe

   • tämä on dialogissa vaikeinta ja edellyttää refleksion eli reagoinnin sijaan sisäisen puheen eli itsereflektion taitoa ja valinnan tekemistä -> harjoittele tätä niin, että ennen kuin sanot mitään ääneen, valitset mielessäsi mitä on tarpeen sanoa, mikä auttaa tässä tilanteessa, mikä on hyödyllistä jne. 

"Keskusteluun ei koskaan mahdu kaikki mitä siinä voisi sanoa" Mihail Bahtin

Ajatuksista vaikuttaviksi sanoiksi

Viestintätaitojen hiominen on yksi huippuosaajan tärkeimmistä osaamisen kehittämisen alueista IT-konsultoinnin maailmassa. Kun kirkastat tavoitteesi, ymmärrät yleisösi, hyödynnät selkeitä rakenteita ja pysyt avoimena dialogille, voit tehdä ajatuksistasi todella vaikuttavia.

Muista, että hyvä viestintä ei tarkoita vain omien ideoiden esittämistä, vaan myös toisten kuuntelemista ja yhdessä oppimista. Ole rohkea kysymään, avoin oppimaan ja valmis kertomaan. Näin asiakkaat, esihenkilöt ja kollegat huomaavat, että olet enemmän kuin vain asiantuntija - olet vaikuttaja.

Kokeile jo tänään jotakin näistä vinkeistä ja huomaa, miten pienetkin viestinnälliset valinnat voivat tehdä suuria muutoksia!